Gộp nhiều file PDF thành một có mục lục bằng AI Agent

Cuối tháng, kế toán phải nộp hồ sơ cho đối tác hoặc cơ quan thuế gồm 40 hóa đơn, mỗi hóa đơn một file PDF. Người nhận chỉ muốn một file duy nhất, mở ra là biết hóa đơn nào ở trang nào. Bài này hướng dẫn cách nhờ AI Agent viết một công cụ gộp PDF ngay trên máy Anh/Chị: đúng thứ tự, có mục lục, và tài liệu không phải đi qua trang web lạ nào.

Đây là một bài trong chuỗi Agentic Working trên blog EGANY: mỗi bài lấy một việc văn phòng lặp đi lặp lại và chỉ cách nhờ AI Agent làm thay, theo cách người không rành kỹ thuật cũng làm được.

Vấn đề: hồ sơ nằm rải rác trong hàng chục file PDF

Trong văn phòng, PDF đến từ nhiều hướng: hóa đơn điện tử tải về từ hệ thống, hợp đồng đối tác gửi qua email, chứng từ ngân hàng, biên bản nghiệm thu. Đến lúc cần gửi đi, người nhận lại muốn một bộ hồ sơ gọn gàng.

Cách làm quen thuộc là tìm một trang web gộp PDF miễn phí. Cách này hay gặp ba rắc rối:

• Giới hạn. Trang miễn phí thường giới hạn số file hoặc dung lượng, buộc Anh/Chị chia nhỏ rồi gộp lại.
• Rủi ro bảo mật. Hóa đơn, hợp đồng chứa tên đối tác, mã số thuế, số tiền. Tải những file này lên một trang web lạ nghĩa là chính Anh/Chị đưa tài liệu nội bộ ra ngoài mà không kiểm soát được.
• Không có mục lục. File gộp 200 trang không đánh dấu, người đọc phải cuộn từng trang để tìm hóa đơn cần xem.

Lại còn chuyện thứ tự. File tên "hoa don 10" có thể xếp trước "hoa don 2" tùy cách đặt tên, và hồ sơ gửi đi sai thứ tự trông rất thiếu chuyên nghiệp.

Giải pháp: công cụ gộp PDF chạy ngay trên máy của Anh/Chị

Anh/Chị mô tả với AI Agent (Claude, ChatGPT hoặc Gemini đều được) việc mình cần, và nhờ viết một công cụ nhỏ chạy hoàn toàn trên máy tính của mình. Tài liệu không rời khỏi máy.

Công cụ này làm bốn việc:

• Xếp thứ tự đúng ý. Sắp theo tên file từ A đến Z, hoặc theo ngày tạo, hoặc theo thứ tự Anh/Chị tự chọn.
• Tạo mục lục tự động. Mỗi file gốc trở thành một mục trong "bookmark" của file tổng. Bookmark là danh sách đánh dấu hiện ở cột bên trái khi mở PDF, bấm vào là nhảy đến đúng trang. File "HD-0012.pdf" sẽ thành mục "HD-0012".
• Giữ nguyên chất lượng. Công cụ chỉ nối các trang lại với nhau, không nén hay làm mờ nội dung.
• Báo và bỏ qua file lỗi. File bị hỏng hoặc có mật khẩu thì ghi cảnh báo và đi tiếp, không làm hỏng cả bộ hồ sơ.

Anh/Chị không cần hiểu đoạn mã AI viết ra. Việc của Anh/Chị là mô tả đúng kết quả muốn có và kiểm tra thành phẩm, như giao việc cho một đồng nghiệp.

Chuẩn bị trước khi bắt đầu

Anh/Chị cần ba thứ:

1. Một thư mục chứa các file PDF cần gộp, đặt tên là chung-tu. Chỉ để các file thuộc cùng một bộ hồ sơ.
2. Tên file có số thứ tự nếu muốn thứ tự cố định, ví dụ 01_Hop-dong.pdf, 02_Hoa-don.pdf, 03_Bien-ban.pdf. Có số ở đầu, công cụ sắp xếp A đến Z sẽ ra đúng ý. Nên dùng "01, 02, 03" thay vì "1, 2, 10" để "10" không chen lên trước "2".
3. Một công cụ AI Agent có thể chạy mã trên máy tính, ví dụ Claude Code hoặc công cụ tương tự. Nếu chỉ dùng ChatGPT trên trình duyệt thì vẫn làm được, chỉ cần thêm bước cài Python theo hướng dẫn AI đưa ra.

Mẹo nhỏ: lần đầu, hãy thử với 3 đến 5 file không quan trọng để quen thao tác.

Bước 1: giao việc cho AI bằng một đoạn mô tả rõ ràng

Anh/Chị mở công cụ AI Agent và dán đoạn yêu cầu dưới đây. Có thể giữ nguyên, chỉ đổi tên thư mục và tên file kết quả.

Tôi có thư mục "chung-tu" chứa nhiều file PDF (hóa đơn, hợp đồng, biên bản).

Hãy viết và chạy một công cụ bằng Python (dùng thư viện pypdf) để gộp chúng
thành một file duy nhất:

1. Sắp xếp các file theo tên từ A đến Z, rồi nối lại theo đúng thứ tự đó.
2. Tạo bookmark (mục lục) cho file kết quả: mỗi file gốc là một mục,
   tên mục là tên file bỏ đuôi ".pdf", bấm vào mục sẽ nhảy đến trang đầu
   của file đó.
3. Lưu kết quả thành "Ho-so-tong.pdf" trong thư mục hiện tại.
4. In tiến độ sau mỗi file, ví dụ "Đang thêm 12/40: HD-0012.pdf".
   File nào bị hỏng hoặc có mật khẩu thì in cảnh báo kèm tên file và bỏ qua,
   không dừng cả quá trình.
5. Cuối cùng in tổng số file đã gộp, tổng số trang, và danh sách file bị bỏ qua.

Vì sao đoạn mô tả này hiệu quả:

• Yêu cầu bookmark theo tên file chính là điểm khác biệt giữa một file gộp bình thường và một bộ hồ sơ dễ tra cứu. Nếu không nói, hầu hết công cụ gộp chỉ nối trang với nhau.
• "Bỏ qua file lỗi, báo rõ tên" giúp Anh/Chị không phải chạy lại từ đầu, và không bị gửi đi một hồ sơ thiếu mà không hay biết, vì danh sách file bỏ qua được in ra cuối cùng.
• In tổng số trang giúp đối chiếu nhanh: 40 hóa đơn mỗi cái 2 trang thì file tổng phải có 80 trang.

Đây cũng là kỹ năng cốt lõi của Agentic Working: mô tả kết quả cụ thể và các trường hợp đặc biệt, thay vì chỉ nói "gộp PDF giúp tôi".

Bước 2: chạy thử và kiểm tra kết quả

Sau khi AI viết xong, Anh/Chị chạy thử với vài file rồi mở file tổng để kiểm tra:

• Thứ tự các trang có đúng như mong muốn không?
• Cột bookmark bên trái có hiện đủ mục, bấm vào có nhảy đúng trang không?
• Tổng số trang có khớp với tổng số trang của các file gốc không?
• File bị bỏ qua (nếu có) có được báo rõ để Anh/Chị xử lý riêng không?

Nếu chưa ưng, Anh/Chị nói lại bằng lời thường, ví dụ:

• "Sắp xếp theo ngày chỉnh sửa file, cũ trước mới sau."
• "Tên mục lục chỉ lấy phần số hóa đơn trong tên file, bỏ phần đầu."
• "Nếu file có mật khẩu, hỏi tôi nhập mật khẩu thay vì bỏ qua."

AI sẽ sửa công cụ và Anh/Chị chạy lại.

Bước 3: chạy thật cho cả bộ hồ sơ

Chép toàn bộ file cần gộp vào thư mục chung-tu và chạy lại. Xong việc, Anh/Chị có file Ho-so-tong.pdf sẵn sàng gửi, các file gốc vẫn nguyên vẹn trong thư mục nên có thể làm lại với cách sắp xếp khác.

Một thói quen tốt: trước khi gửi đi, mở file tổng, lướt qua mục lục và vài trang ngẫu nhiên để chắc chắn không thiếu, không thừa.

Bước 4 (tùy chọn): biến thành công cụ cho cả đội

Nếu bộ phận hành chính hoặc kế toán gộp hồ sơ hằng tuần, Anh/Chị có thể nhờ AI nâng cấp thành ứng dụng nhỏ có giao diện, để người không rành máy tính cũng dùng được:

• Kéo thả các file PDF vào một danh sách.
• Bấm "Lên", "Xuống" để đổi thứ tự, bấm "Xóa" để bỏ file không cần.
• Tick ô "Tạo mục lục từ tên file".
• Bấm "Gộp" và chọn nơi lưu kết quả.

Yêu cầu gửi AI chỉ cần mô tả đúng các nút và thao tác như trên, cùng hệ điều hành của đội (Windows, macOS hay cả hai). AI sẽ viết ứng dụng và hướng dẫn đóng gói thành file cài đặt.

Kết quả Anh/Chị nhận được

• Thời gian: việc gộp hồ sơ không còn là chuỗi kéo thả thủ công, chỉ vài giây chạy máy sau khi đã thiết lập.
• Bảo mật: tài liệu nội bộ xử lý ngay trên máy, không phải tải lên trang web lạ.
• Dễ tra cứu: người nhận mở file là có mục lục, bấm vào tên hóa đơn là tới đúng trang.
• Đúng thứ tự: quy tắc sắp xếp được mô tả một lần và áp dụng cho mọi bộ hồ sơ sau.
• Kỹ năng mới cho đội: biết cách giao việc rõ ràng cho AI Agent, áp dụng được cho nhiều việc giấy tờ khác.

Mở rộng sang các việc tương tự

Cùng cách làm này, Anh/Chị có thể nhờ AI Agent xử lý thêm nhiều việc với tài liệu:

• Đổi tên hàng loạt file PDF theo nội dung bên trong.
• Đóng dấu chìm "Bản mật" hoặc logo lên tài liệu trước khi gửi.
• Tách một file PDF lớn thành từng trang hoặc từng phần.
• Chuyển trang PDF thành ảnh để đăng mạng xã hội hoặc chèn vào bài thuyết trình.
• Tìm một từ khóa trong hàng loạt file PDF.

Các workflow như thế này được EGANY tập hợp trong Agentic Working Kit: bộ công cụ và kỹ năng cho AI Agent để tối ưu hiệu suất công việc trong vận hành doanh nghiệp.

Bản gốc của workflow này (tiếng Anh, kèm bản tiếng Việt) có trên AgenticWorking.io.

Bắt đầu từ việc nhỏ nhất

Đừng cố tự động hóa mọi thứ ngay. Hãy chọn một bộ hồ sơ mà đội đang gộp tay thường xuyên nhất, mô tả thật rõ cho AI Agent như ví dụ trên, chạy thử với vài file rồi mới mở rộng.

Nếu Anh/Chị muốn có người cùng xác định việc nào nên giao cho AI Agent trước và cách đưa vào vận hành cho cả đội, có thể đặt lịch tư vấn 1-1 với EGANY.