[Recap] EGA Cafe #6: Triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi nào nên bắt đầu

Ngày 04/12 vừa rồi, EGANY được phối hợp cùng TopERP và MAX Solution để chia sẻ về triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, mà cụ thể là dùng Odoo. Buổi chia sẻ khá dài nhưng cực kì sôi nổi, bởi rất nhiều anh/chị chủ doanh nghiệp quan tâm cách thức triển khai cũng như nghe từ người có kinh nghiệm hơn 10 năm triển khai. Vì vậy em tập trung vào những câu hỏi được trao đổi trong buổi hôm đó để mọi người tiện tham khảo nhé.
– Nguồn tổng hợp chỉnh sửa lại từ team MAX & TopERP

Với kinh nghiệm triển khai và tư vấn cho hàng trăm Doanh nghiệp, đúc kết lại, anh nhận thấy vấn đề các doanh nghiệp hay gặp phải khi Chuyển Đổi Số là gì?
Trước đây, những giải pháp truyền thống muốn triển khai thì tương đối tốn kém (đ/v các DN vừa và nhỏ). Trong 5 năm trở lại đây những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp số hóa có rất nhiều (quản lý công việc, hệ thống hành chính, giải pháp quản lý bán hàng đa kênh…), ngày nay chúng ta muốn dùng cái gì sẽ có đò chơi hỗ trợ ngay, nhưng
– Vấn đề 1: Không thiếu công cụ để chuyển đổi số hóa, thậm chí các công cụ với chi phí không hề cao. Tuy nhiên, đa phần các DN không rõ được nhu cầu, thiếu đánh giá tổng quát.
– Vấn đề 2: Các DN SME không có bộ phận IT, không đủ kiến thức chuyên môn để bóc tách nhu cầu trong quy trình. Thiếu bài toán đường dài, vì thế nên khi muốn mở rộng không xử lý được.
– Vấn đề 3: Các DN SME, đầu tư quá lớn cho hệ thống cồng kềnh, không cần thiết. Cần xác định việc chuẩn hóa các công cụ ứng dụng, thông tin liên lạc nội bộ, tiền hàng =>> giải quyết bài toán về mặt hiệu suất.

Làm sao chủ DN xác định ERP là giải pháp mà DN cần ngay từ đầu?
ERP bản chất cũng chỉ là 1 trong số các phần mềm, xu hướng hiện nay tất cả các phần mềm bắt đầu mở rộng để chồng công việc lên nhau.
DN vừa và nhỏ thường cần một phần mềm đáp ứng càng nhiều nhu cầu càng tốt.
DN cần xác định mong muốn, nhu cầu của mình. Cách xác định mình cần gì dựa vào:
– Xác định nhu cầu nội bộ
– Nhu cầu nên xuất phát từ các vấn đề, mong muốn của nhân viên
– Đánh giá cái gì thực sự cần thiết và cấp thiết
– Lắng nghe các nhà cung cấp cung cấp các tính năng của giải pháp để xác định giải pháp đó có đáp ứng nhu cầu của mình hay không, có cái gì hay mới, đáp ứng được.

Vai trò người tư vấn rất trong việc triển khai rất quan trọng, vậy thì khi tư vấn cần người tư vấn riêng biệt cho khách không?
– Đối với các đơn vị tư vấn phần mềm, nếu đội tư vấn đã có kinh nghiệm trong mảng đó rồi thì sẽ giải quyết được các vấn đề thắc mắc của khách hàng khá đơn giản.
– Với những bài toán lạ thì tùy vào nhu cầu của khách hàng cần phải có đơn vị chuyên tư vấn về mặt vận hành và quy trình và việc này sẽ khiến đơn vị phát sinh chi phí.
– Chủ các DN nên lắng nghe và chắt lọc thông tin để xác định các mô thức mà đơn vị tư vấn giải pháp cung cấp có phù hợp hay không

Với DN vừa và nhỏ, liệu có 1 quy chuẩn, con số cụ thể về các tiêu chí (như quy mô, doanh thu, lãi,..) để tự đánh giá DN có phù hợp triển khai ERP?
Bóc tách:
Tiêu chí đầu tiên: Quy mô ?
Thực tế TopERP đang triển khai cho DN chỉ có 5 users. Nhưng họ có tư duy áp dụng hệ thống ngay từ đầu. Nên câu chuyện ở đây cần quan tâm là
– Mong muốn đạt được gì khi áp dụng ERP
– Ngân sách: đã từng có thời nghe đến ERP là ngán, vì tiền nhiều quá. Nhưng công nghệ đã phát triển, ERP không còn là gì quá to tát như xưa nữa. Vẫn có những case TopERP triển khai chưa tới 80tr, Bù lại, doanh nghiệp phải chấp thay đổi quy trình cty theo phần mềm. Tuy vậy, nhưng chưa hẳn là bất lợi, vì ở quy mô DN đó của anh chị, quy trình chưa chắc đã chuẩn. Nên việc đưa lên phần mềm, tuần theo quy trình của phần mềm lại là 1 cách “thay máu”, chuẩn hóa quy trình lại
Kết lại bằng công thức 3M:
– Muốn làm: Xác định mức độ mong muốn của chủ DN?
– Money: Xác định về khoản ngân sách
– Mần: Chấp nhận thay đổi quy trình theo phần mềm vì làm thì mới ra vấn đề.
Odoo hay tất cả các phần mềm ERP còn tồn tại đến nay đều sẽ đáp ứng được 1 số tính năng, vai trò mà bạn cần, không sợ làm chuột bạch ! Tuy nhiên, chúng ta thường hay fail là do lúc nào cũng muốn phần mềm chạy theo mình 100%, nên rất khó.
Tiêu chí về ngân sách
– Đôi khi KH chỉ nhìn vào chi phí bề mặt (số tiền phải trả hàng năm), nhưng bên dưới đầy chi phí chìm, chi phí cơ hội (cp nhân sự: bình quân mất 20% thời gian của nhân viên, chi phí bảo trì bảo dưỡng, chi phí nâng cấp,..)
—> Ngoài chi phí cho phần mềm hằng năm thì còn cần xây dựng các khoản chi phí chìm và cân nhắc để có một kế hoạch đường dài.

Khi đã xác định ERP là lời giải cho DN của mình thì nên làm như thế nào, chuẩn bị những gì để bắt đầu và triển khai?
– Thứ nhất: Cần chọn thời điểm mình có thời gian và sẵn sàng.
– Thứ hai: Khi triển khai đừng quá tham, nên làm từng phần để đạt hiệu quả chuẩn chỉnh tốt nhất.
Khi chẻ nhỏ ngân sách thì sẽ xác định được hiệu quả, tính trung thực của nhà cung cấp, giảm áp lực cho nhân viên.

Con số để các chủ DN ước lượng ngân sách khi triển khai ERP?
Top ERP với Odoo các giải pháp đóng gói có sẵn DN phải theo phần mềm, chi phí triển khai trọn bộ trong khoảng 100 triệu cho năm đầu tiên.
Nếu DN phát sinh nhu cầu ngoài gói sẵn có thì con số có thể lên đến 300 triệu.
Các đơn vị khác khoản mức phí cũng ngang và đối với các đơn vị nước ngoài thì khoản phí cao hơn rất nhiều.

Cốt lõi của ERP có phải xuất phát từ vấn đề tài chính?
Và có phải chỉ nên sử dụng khi ERP khi cốt lõi của DN là vấn đề về tài chính?
Các cty vừa và nhỏ, đa phần kế toán luôn đúng, vì không đủ năng lực, nguồn lực để nhận biết nó sai, sai ở đâu. Nên khi đó nhu cầu sử dụng ERP xuất phát từ vấn đề tài chính.
Nhưng theo góc nhìn của anh thì cty vừa và nhỏ nhìn vào vận hành nhiều hơn (nhờ đó giảm tải cho bộ phận tài chính), kế toán tài chính chủ là 1 phần, không phải là tất cả để 1 doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng ERP.
Tại sao không sử dụng những phần mềm riêng lẻ (CRM, kế toán,..) mà cần phải sử dụng ERP?
Lợi điểm của ERP có tính kế thừa dữ liệu của các phòng ban, nó mang lại lợi ích đầu tiên cho kế toán. Vì mọi thông tin đều tập trung hết về kế toán, thế nên mới nói vấn đề tài chính gắn liền. Đưa lên ERP, kế toán là người kế thừa dữ liệu vận hành giữa các phòng ban, giảm tải cho kế toán. Và khi chia tải cho các phòng ban thì các vấn đề của kế toán sẽ được giải quyết ổn thỏa hơn

Lợi thế của Top ERP khi triển khai cho các doanh nghiệp là gì?
Lợi thế kinh nghiệm xuất phát từ ưu điểm của Odoo.
– Phương thức triển khai rất linh hoạt
– Mn có thể lựa chọn bản phí thấp trước, sau đó mua gói customize phát triển, mở rộng, tự quản lý
– Đơn vị rất cởi mở trong việc có thể tuyển dụng đào tạo lập trình cho các đơn vị doanh nghiệp nếu cần hỗ trợ.
– Mã nguồn các đơn vị dn đã mua thì muốn làm gì đều được và không bị phụ thuộc.
– Top ERP đã có nhiều kinh nghiệm triển khai cho nhiều mảng, các đơn vị khách hàng thuộc nhóm sản xuất, thương mại, bán lẻ theo chuỗi. Top ERP hiểu được Odoo nó làm được gì, làm tới đâu giúp tư vấn khách hàng xác thực .
– Top ERP có đối tác lớn là Vindo có tổng nhân sự 120 người, là một trong những team Odoo mạnh nhất thị trường hiện tại.
Có đủ năng lực để xử lý những ca khó

Case Study:
– Đối tác The WaterMAN: Giải quyết các câu chuyện Tổng đài
– Chính câu chuyện của TopERP

Lại được biết thêm 1 bầu trời kiến thức mới, em phải cảm ơn Speaker rất nhiều vì độ chịu chơi, cân hết được mọi câu hỏi của em. Đúng nghĩa “Em chỉ vệc hỏi thôi, cả thế giới cứ để anh lo” hí hí

👉 Video record buổi chia sẻ anh/chị vào group EGANY để xem và hóng thêm các buổi chia sẻ cafe cuối tuần khác nhé.