[Recap] EGA Cafe #3: Ứng dụng phần mềm Outline vào quản lý tài liệu nội bộ

Nằm trong chuỗi chia sẻ cách ứng dụng mã nguồn mở (open source) cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, buổi này anh Toại Trần – founder CodiHaus, buổi chia sẻ này tập trung vào quản lý tài liệu nội bộ. Sau 2 số đầu mọi người có góp ý nên nay em sẽ thêm phần diễn giải chút về open source cho người chưa biết ạ.

Trước tiên, mình sẽ cần biết Mã nguồn mở (Open source) là gì?

• Định nghĩa hàn lâm các bác có thể tìm được dễ dàng trên Google ạ, ở đây em sẽ diễn giải theo cách em hiểu nhé!
  (Thành quả 12g đêm bắt “dev nhà” giảng giải cho, cuối cùng cũng hiểu, hạnh phúc vô cùng )
• Khi nói về mã nguồn mở thì thường sẽ đề cập tới dạng sau: toàn bộ mã nguồn (files) được public, để bất cứ ai đều có thể “lấy” về sử dụng (bất kỳ mục đích nào) mà không cần xin phép chủ sở hữu. Ví dụ ở đây mình “lấy” mã nguồn Outline về rồi tự triển khai trên server của mình, lúc này mình chỉ tốn tiền cho server thôi, không phải trả tiền cho mã nguồn.
• Và 1 giải pháp đối trọng với mã nguồn mở là dịch vụ đám mây (Cloud). Có thể hiểu Cloud là:
  • Thay vì mình tự triển khai và lo về các vấn đề về hạ tầng như server, domain, chạy ứng dụng, backup…, thì đã có người khác (nhà cung cấp) làm sẵn hết rồi, mình chỉ cần trả tiền để sử dụng thôi
  • Hiểu nôm na là một bên lấy nguyên liệu về và tự chế biến đồ ăn, còn một bên là đã có người khác lấy nguyên liệu về và nấu xong hết rồi, chỉ cần trả tiền và dùng thôi

• Bản chất mã nguồn mở không miễn phí vì vẫn phải mua hosting, phải tốn công cài đặt. Nhưng về lâu dài đây là 1 cách giúp chủ DN tiết kiệm chi phí
• Phần mềm mã nguồn mở (Open source software) không phải là phần mềm miễn phí (Free software). Mà là chúng ta được xài những thứ được cho miễn phí trên phần mềm mã nguồn mở.
  (Cái này thì học được trong comment của một người anh)

Thông thường sẽ có 2 phương pháp quản lý tài liệu:

• Quản lý văn bản, hồ sơ giấy
• Quản lý văn bản bằng công nghệ số (file Excel, Word).
  Đáp ứng nhu cầu chia sẻ cao hơn có các giải pháp thông dụng là Google sheet/ Spread sheet, Notion, Loom, ArchBee..
  → Outline sẽ là 1 sự lựa chọn mới đáng cân nhắc

Outline giải quyết câu chuyện:

• Mỗi dự án mới là 1 lần phải tạo 1 file docs
  → lưu trữ rời rạc, dễ lạc mất
  → khó tìm và mất thời gian khi quản lý nhiều dự án cùng lúc
• Ứng dụng phải đáp ứng được đa dạng định dạng docs (markdown, nhúng figma, youtube, checklist,..)
• Các giải pháp đã khá nổi như Notions, Loops, Archbee thì chi phí cao do họ tính phí theo users
• Các giải pháp miễn thì thường…không đẹp!

Theo anh Toại, phần mềm tốt là phần mềm phải vừa đẹp vừa giúp mình giải quyết được vấn đề

Những tính năng khiến Outline dễ gây thương nhớ:

• Editor hỗ trợ markdown, format, checklist, hỗ trợ nhiều định dạng nội dung, tự động tạo Table of content (Mục lục), nhúng và nhận dạng được figma, youtube, có thể liên kết (hyperlinks) với các thư mục khác trong Outline
  → Speaker là 1 người yêu cầu rất cao về cái đẹp khi lựa chọn 1 công cụ, nên ai khó tính như speaker thì nên thử nhé
• Tích hợp dc các bên dịch vụ thứ 3, tích hợp các phần mềm chat như Slack, báo thông qua email
• Kiểm soát truy cập và phân quyền
• Tự tạo template ( hoặc có thể import templates xịn từ Notions, Confluence.. vào)
• Share bài viết
• Search: có thể tìm kiếm tức thì
• Được cập nhật tính năng mới và các bản sửa lỗi thường xuyên

Có cho phép quản lý file?

Outline có 2 dạng dịch vụ: lưu trữ đám mây và tự cài đặt.

Kinh nghiệm tổ chức tài liệu

Outline dù mới ở phiên bản 0.60 nhưng mã nguồn được cập nhật rất tích cực, cải thiện liên tục.

Đa phần có hơi hướng của ông lớn đã thành công như Notion.

Trích 1 đoạn anh Cường – founder EGANY có nói:

“Nếu Notion cho sử dụng miễn phí, thì anh sẽ chọn Notion liền 😆!”

Mục tiêu của chuỗi chương trình này không có gì ngoài chia sẻ kinh nghiệm tìm kiếm và sử dụng phần mềm mã nguồn mở cho các anh em chủ doanh nghiệp tối ưu chi phí, hỗ trợ công việc hàng ngày, ngoài ra không có mục đích tư lợi gì hơn.