# Gộp nhiều file Excel báo cáo thành một bằng AI Agent

> Author: EGANY | Date: 2026-11-03T17:05:12.633Z
> Categories: 
> Source: https://egany.com/blogs/agentic-working/gop-nhieu-file-excel-bang-ai-agent/

Cuối tháng, mỗi chi nhánh gửi về một file báo cáo doanh số, tổng cộng hai mươi file với tên đủ kiểu, và Anh/Chị phải gộp tất cả thành một bảng để báo cáo lên ban lãnh đạo. Mở từng file, sao chép, dán, lặp lại hai mươi lần, vừa mất thời gian vừa lo dán thiếu dòng. Bài này hướng dẫn cách nhờ AI Agent viết công cụ gộp cả thư mục file Excel chỉ bằng một lần bấm nút, và tự ghi lại mỗi dòng dữ liệu đến từ file nào.

Đây là một bài trong chuỗi **Agentic Working** trên blog EGANY: mỗi bài lấy một việc văn phòng lặp đi lặp lại và chỉ cách để AI Agent làm thay, theo cách người không rành kỹ thuật cũng làm theo được.

## Vấn đề: gộp tay vừa chậm vừa dễ sai

Tình huống này quen thuộc với bất kỳ doanh nghiệp nào có nhiều chi nhánh, nhiều cửa hàng hoặc nhiều nhóm bán hàng:

- Mỗi chi nhánh gửi báo cáo tuần hoặc tháng qua Zalo hoặc email, tên file không thống nhất (BaoCao_HN.xlsx, doanh so tuan 2 - Da Nang.xlsx...).
- Có file lẫn trong thư mục là file tạm Excel tự sinh ra khi đang mở, hoặc file không liên quan.
- Cột của các file thường giống nhau nhưng đôi khi lệch một hai cột do người nhập tự thêm.

Cách làm quen thuộc là mở từng file, chọn vùng dữ liệu, sao chép rồi dán xuống cuối file tổng. Với hai mươi file, việc này tốn từ nửa tiếng đến một tiếng, và chỉ cần dán nhầm chỗ hoặc quên một file là con số báo cáo lệch mà không ai biết. Đến kỳ sau lại phải làm lại từ đầu.

Một nỗi lo khác: sau khi gộp, nếu một con số trông bất thường thì Anh/Chị không còn biết nó đến từ chi nhánh nào để hỏi lại.

## Giải pháp: một công cụ đọc cả thư mục và tự gộp

Anh/Chị nhờ một AI Agent (ChatGPT, Claude hoặc Gemini đều được) viết một ứng dụng nhỏ chạy ngay trên máy tính. Ứng dụng làm bốn việc:

- **Cho Anh/Chị chọn thư mục chứa các file báo cáo** bằng một nút bấm, rồi hiện danh sách các file Excel tìm thấy để Anh/Chị xem trước khi gộp.
- **Bỏ qua file rác.** Các file tạm của Excel (tên bắt đầu bằng ký hiệu ~$) bị bỏ qua, không lẫn vào kết quả.
- **Ghi dấu nguồn gốc.** Thêm một cột "Nguồn file" cho mỗi dòng, cho biết dòng đó lấy từ file nào. Nhờ vậy mọi con số đều truy ngược lại được.
- **Gộp tất cả vào một file tổng** ở nơi Anh/Chị chọn, kèm thông báo khi xong hoặc khi gặp lỗi.

Anh/Chị không cần hiểu đoạn mã AI viết ra. Việc của Anh/Chị là mô tả đúng điều mình muốn và kiểm tra kết quả, như giao việc cho một nhân viên mới.

## Chuẩn bị trước khi bắt đầu

Anh/Chị cần ba thứ:

1. **Một thư mục chứa các file báo cáo** cần gộp. Các file nên có cùng cấu trúc cột (cùng tiêu đề ở dòng đầu).
2. **Một thư mục thử nghiệm** gồm ba đến năm file để chạy thử trước.
3. **Một công cụ AI Agent chạy được mã trên máy tính**, ví dụ Claude Code hoặc công cụ tương tự: Anh/Chị nói tiếng Việt, AI tự cài những gì cần và chạy luôn. Nếu chỉ dùng ChatGPT trên trình duyệt, Anh/Chị vẫn làm được, chỉ cần thêm bước cài Python theo hướng dẫn AI đưa ra.

## Bước 1: giao việc cho AI bằng một đoạn mô tả rõ ràng

Anh/Chị mở công cụ AI Agent và dán đoạn yêu cầu dưới đây. Có thể giữ nguyên, chỉ đổi mô tả bối cảnh cho đúng với doanh nghiệp của mình.

```text
Tôi là nhân viên văn phòng, không rành lập trình. Mỗi tháng tôi nhận khoảng 20 file
báo cáo doanh số Excel (.xlsx, .xls) từ các chi nhánh, cùng một mẫu cột, và cần gộp
thành một file tổng.

Hãy viết và chạy một ứng dụng bằng Python có giao diện đơn giản:

1. Nút "Chọn thư mục" để chọn nơi chứa các file báo cáo. Sau khi chọn, hiện danh sách
   các file .xlsx và .xls tìm thấy trong thư mục đó.
2. Nút "Chọn nơi lưu" để chọn tên và vị trí file tổng.
3. Nút "Gộp file". Nút này chỉ bấm được khi đã chọn xong cả hai bước trên.
4. Khi gộp:
   - Bỏ qua các file tạm bắt đầu bằng ~$.
   - Đọc dòng tiêu đề của từng file và thêm vào cuối bảng tổng.
   - Thêm cột đầu tiên tên "Nguon file" ghi tên file mà mỗi dòng đến từ đó.
   - Nếu một file có cột khác với các file còn lại, vẫn gộp bình thường,
     ô nào không có dữ liệu thì để trống, và báo tên file đó trong thông báo cuối.
   - Nếu một file bị hỏng, bỏ qua và ghi lại, không dừng cả quá trình.
5. Hiện thanh tiến độ trong lúc chạy. Khi xong, hiện thông báo: đã gộp bao nhiêu
   file, tổng cộng bao nhiêu dòng.
6. Tạo thêm file run.bat để nhấp đúp là chạy (tự cài những gì cần ở lần đầu),
   và một file tạo vài file Excel mẫu để tôi thử.
```

Vì sao đoạn mô tả này hiệu quả:

- **Nói rõ bối cảnh** ("nhân viên văn phòng, không rành lập trình, khoảng 20 file từ chi nhánh") giúp AI chọn cách làm đơn giản, dễ dùng, thay vì viết thứ dành cho lập trình viên.
- **Cột "Nguon file"** biến file tổng thành thứ truy vết được: thấy con số lạ là biết ngay hỏi chi nhánh nào.
- **Bỏ qua file tạm, bỏ qua file hỏng** đúng là những chuyện hay xảy ra ngoài đời. Nếu không nói trước, công cụ có thể dừng giữa chừng vì một file.
- **Yêu cầu file run.bat và file mẫu** cho Anh/Chị cách chạy chỉ bằng nhấp đúp, và dữ liệu giả để thử mà không sợ ảnh hưởng báo cáo thật.

Nói ngắn gọn: AI làm tốt khi Anh/Chị mô tả kết quả cụ thể và các trường hợp đặc biệt. Đây cũng là kỹ năng cốt lõi của **Agentic Working**: biết giao việc rõ ràng cho đồng nghiệp số.

## Bước 2: chạy thử và kiểm tra kết quả

Sau khi AI viết xong, lần đầu chạy file run.bat có thể mất một hai phút để tự cài những gì cần. Các lần sau mở lên ngay. Anh/Chị chạy thử với thư mục ba đến năm file rồi kiểm tra:

- Tổng số dòng trong file kết quả có bằng tổng số dòng các file gộp lại không?
- Cột "Nguon file" có ghi đúng tên file cho từng dòng không?
- Có file nào bị bỏ sót hoặc báo lỗi không?
- Định dạng ngày và số có còn đúng không, hay bị đổi thành dạng lạ?

Nếu có điểm chưa ưng, Anh/Chị nói lại với AI bằng lời thường, ví dụ:

- "Đổi cột Nguon file thành tên chi nhánh, lấy từ phần tên file sau dấu gạch dưới."
- "Chỉ gộp sheet tên là DoanhSo, bỏ các sheet khác."
- "Sau khi gộp, sắp xếp theo ngày từ cũ đến mới."

AI sẽ sửa công cụ và Anh/Chị chạy lại. Thường chỉ cần một đến hai lần chỉnh là đúng ý.

## Bước 3: chạy thật

Khi bản thử đã ổn, Anh/Chị chọn thư mục báo cáo thật, chọn nơi lưu và bấm "Gộp file". Chỉ vài giây sau, Anh/Chị có file tổng với tất cả dữ liệu, mỗi dòng đều có nguồn gốc rõ ràng. File báo cáo gốc của các chi nhánh vẫn nguyên vẹn.

Từ file tổng này, Anh/Chị có thể lập bảng tổng hợp (PivotTable) hoặc biểu đồ như thường lệ.

## Bước 4 (tùy chọn): biến thành công cụ dùng lâu dài cho cả đội

Việc gộp báo cáo lặp lại mỗi tuần hoặc mỗi tháng, nên rất đáng để đóng gói thành ứng dụng chung. Anh/Chị có thể nhờ AI chuẩn bị bản dùng được cho nhân viên kế toán hay trợ lý chi nhánh mà không cần mở cửa sổ dòng lệnh:

- Chọn thư mục, chọn nơi lưu, bấm "Gộp file".
- Lưu lại thư mục đã chọn lần trước để lần sau khỏi chọn lại.
- Tự đặt tên file tổng theo tháng, ví dụ "TongHop_thang_11".

Khi viết yêu cầu, Anh/Chị chỉ cần nói rõ cả đội dùng Windows, macOS hay cả hai. AI sẽ viết ứng dụng và hướng dẫn đóng gói thành file cài đặt.

## Kết quả Anh/Chị nhận được

- **Thời gian:** việc từng mất nửa tiếng đến cả tiếng giờ chỉ còn vài giây chạy máy, sau khi đã thiết lập một lần.
- **Không sót dòng, không lệch cột:** máy gộp theo cùng một quy tắc cho mọi file.
- **Truy vết được:** cột nguồn file giúp tìm nhanh chi nhánh nào cần hỏi khi có con số bất thường.
- **Dễ làm lại mỗi kỳ:** kỳ sau chỉ cần bỏ file mới vào thư mục và chạy.
- **Kỹ năng mới cho đội:** biết mô tả việc rõ ràng cho AI Agent, áp dụng được cho nhiều việc lặp lại khác.

## Mở rộng sang các việc tương tự

Cùng cách làm này, Anh/Chị có thể nhờ AI Agent xử lý thêm nhiều việc với file Excel:

- Chuẩn hóa số điện thoại và họ tên sau khi gộp danh sách khách hàng.
- Lọc trùng danh sách khách hàng trong file tổng.
- Tách file tổng thành nhiều file theo chi nhánh hoặc nhân viên.
- Chuyển đổi qua lại giữa Excel, CSV và JSON.

Các workflow như thế này được EGANY tập hợp trong [Agentic Working Kit](/agentic-working-kit/): bộ công cụ và kỹ năng cho AI Agent để tối ưu hiệu suất công việc trong vận hành doanh nghiệp.

Bản gốc của workflow này (kèm đoạn yêu cầu tiếng Anh) có trên [AgenticWorking.io](https://agenticworking.io/vi/workflows/excel/excel-merge/).

## Bắt đầu từ việc nhỏ nhất

Đừng vội gộp toàn bộ báo cáo cả năm. Hãy chọn đợt báo cáo gần nhất, thử với ba đến năm file, so tổng số dòng với kết quả làm tay một lần để tin vào công cụ, rồi mới dùng cho toàn bộ.

Nếu Anh/Chị muốn có người cùng xác định việc nào nên giao cho AI Agent trước và cách đưa vào vận hành cho cả đội, có thể [đặt lịch tư vấn 1-1 với EGANY](/ai-mentor/).